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觀察動機：截至今年6月底，市、區縣存檔機構管理人事檔案共計171萬份，而面對如此龐大的人事檔案，一方面存檔人員抱怨紙質檔案調來調去太麻煩，一方面存檔機構嫌紙質檔案太佔地兒。面對北京城近兩百萬份的紙質檔案，頻繁查閱轉移中丟失、損毀時有發生，甚至還會被篡改，建立統一的電子檔案系統已經迫在眉睫。
目前北京市各區縣存檔機構正在將傳統的紙質檔案電子化。電子化後如何保障檔案安全、如何保障個人隱私不被洩露，以及將給檔案管理帶來哪些變化？北京青年報記者對此進行了調查。
本市171萬份由市、區縣存檔機構管理的人事檔案將實現電子化，全市統一的檔案查詢系統也將正式上線。昨日，北京青年報記者從市人事檔案管理部門了解到，本市各區縣存檔機構人事檔案的掃描工作正緊鑼密鼓地進行中，不少區縣掃描完成的檔案數都超過了10萬份。
檔案庫“用地”緊張日益凸顯
據統計，將檔案存放在本市市、區公共管理檔案機構的，截止到今年6月底，數據為171萬份，不可不謂之“海量”。而在諸如辦理生育證、出生證、學歷證明等等，都需要由存檔機構開具相應證明。而對於這些業務的辦理，存檔人員有著諸多微詞：去開個證明，通常都要等很久，好不容易等到檔案被從檔案庫中提取出來，還得一頁一頁翻。
而另一方面，存檔機構面對不斷增加的存檔數量，不少區縣的檔案庫雖然一再擴容，但還是出現“用地”緊張，有的甚至還要外租場地。在市人力社保局2014年財政預算表中，市勞服管理中心就開列出檔案庫房租賃費 55萬元。而對於存檔大戶朝陽區職介中心來講，從2008年底至去年底，5年的時間裏實存檔案數就增加了5萬份，2009年起新增了100平米的檔案庫很快又要告滿。
百萬份檔案正在掃描
就檔案電子化的呼聲，市人力社保局透露，實際上目前各區縣存檔機構對於人事檔案的掃描工作正進行得緊鑼密鼓，一份份檔案材料正在“網”上安家落戶。掃描工作完成之後，全市統一的人事檔案查詢管理系統也將上線，屆時全市的人事檔案信息將實現共享。
北青報記者了解到，不少區縣級的存檔機構的掃描工作已全部完成或接近尾聲，像朝陽、海淀都有超過10萬份的人事檔案已經有了“電子身份”，而像東城、通州也有了近10萬份的掃描“業績”。同時，人事檔案的掃描正在深入到街鄉社保所，像朝陽區所屬的43家街鄉社保所正在進行相關的招投標工作，18.7萬份失業人員以及退休人員的人事檔案也在靜候電子化。
檔案業務辦理時間縮短至兩三分鐘
提到人事檔案電子化的好處，朝陽區職介中心相關負責人表示，一是優化了辦事程序；二是提高了檔案的安全性。據其介紹，朝陽職介中心存檔近16萬份檔案已經全部完成掃描，以往單位查檔或個人開證明，要先從檔案庫裏調出檔案，再打開檔案一頁一頁翻看，辦理時間至少10分鐘以上，麻煩的甚至半個小時，窗口經常排出長隊來；現在，只需在電腦中輸入身份證號或檔案編號，檔案相關材料便在電腦中顯示出來，兩三分鐘之內搞定，複雜的也就五分鐘。
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