線上辦會議，實時看文件，遠程簽合同 “雲辦公”高效便捷受歡迎

 

商海春作（新華社發）

 

點擊文檔共享小程式，快速修改表單內容；登錄視頻會議平臺，遠程高效安排工作；打開“打卡”客戶端，實現即時通訊、在線報銷……隨著經濟社會數字化發展水準的提升，辦公不再局限于一棟寫字樓、一張辦公桌，協同辦公成為新潮流。國務院日前印發《“十四五”數字經濟發展規劃》（以下簡稱《規劃》），提出擴大協同辦公等在線服務覆蓋面，推動遠程協同辦公産品和服務優化升級。協同辦公給日常工作帶來了哪些新變化？未來發展趨勢如何？

 

省時省力溝通快捷

 

“一份文檔可以實現多人同步編輯，這省下了來回傳輸文件的時間。”負責某公司人力資源工作的葉青説。平時，資料收集、人員溝通、文件傳輸會佔據她大量的工作時間，而現在只要把騰訊文檔發在群裏，就能在短時間高效完成工作。

 

“自從使用了釘釘的打卡功能，佈置作業、聯絡家長、網絡教學都變得特別方便。”廣東省深圳市的小學教師齊亦同已將釘釘辦公作為自己日常工作方式之一，這一軟體的應用不僅有效提高了教學效率，師生之間的聯繫也更加密切。

 

中國互聯網絡信息中心發佈的第48次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》顯示，截至2021年6月，中國在線辦公用戶規模達3.81億人，佔網民整體的37.7%。遠程協同辦公日趨常態化，以釘釘為例，截至2021年8月31日，釘釘用戶數突破5億，其中包括企業、學校在內的各類組織數量超過1900萬。

 

“協同辦公在近些年飛速普及，其具體應用場景非常多樣。”北京社科院管理研究所副研究員王鵬告訴本報記者，“未來協同辦公還可以向傳統製造業的改革發力。比如將協同理念應用到曾經的流水線作業中，能在業務標準、流程等多方面實現協同並有效提升生産效率。此外在供應鏈系統中，如設計、生産、運輸、行銷等步驟，也能依託協同辦公系統高效完成。”

 

相比傳統工作方式，在線辦公方式具有明顯的成本和效率優勢。業內人士指出，5G網絡、大數據中心、人工智能和工業互聯網等新型基礎設施不斷加速建設，使企業硬體、軟體基礎能力大幅提升，助力遠程辦公生態化建設。用戶規模穩步擴大和行業個性化需求增長，共同推動遠程辦公應用加快平臺開放，容納更多垂直功能。

 

業務實現“一網通辦”

 

“以後不管是辦理政務事項還是談生意、簽合同，只需打開微信‘電子營業執照’小程式，掃一下二維碼，就能實現企業身份認證、營業執照出示、登記信息採集、文檔數字簽名等多種功能，真是太方便了。”近日山東全過程諮詢有限公司負責人崔瑩瑩在泰安市政務服務大廳辦理了企業相關登記業務，並同步申領到企業的電子營業執照和電子印章。

 

《規劃》提出推動遠程協同辦公産品和服務優化升級，推廣電子合同、電子印章、電子簽名、電子認證等應用。據悉，企業執照、印章的電子化程度正在逐步提高，各大城市也在努力開展高效線上服務。

 

例如，上海實現電子執照和電子印章在企業成立時同步發放。北京全市實現開辦企業領取執照、印章、發票三大件，電子印章與實物印章具有同等法律效力。安徽省蕪湖市所有企業登記註冊後，可通過手機一站式免費領取電子營業執照和5枚電子印章……企業可憑電子執照和電子印章在政務網絡平臺實現稅務、社保等業務的“一網通辦”。

 

王鵬認為，政企的審批往往流程長、耗時多、環節繁瑣，耗費大量人力物力。踐行協同辦公的理念和配套的相關標準政策，有益於優化農業、製造業、金融服務業的運作和政府機關的政務服務，降低程式成本，提升社會整體的運轉效能。

 

艾媒諮詢首席執行官張毅説，當在線辦公電子化後，安全就成為用戶最關心的問題。在線辦公平臺的信息溝通中，經常會涉及客戶隱私與企業機密等方面的內容，這就對在線辦公平臺的保密提出了更嚴格的要求。從整個在線辦公行業來看，對於一些企業的定制化需求以及深度商業服務，還可以進一步加強提高。

 

助力企業數字升級

 

協同辦公未來應如何發展？《規劃》提出引導企業強化數字化思維，提升員工數字技能和數據管理能力，全面系統地推動企業研發設計、生産加工、經營管理、銷售服務等業務數字化轉型。實施中小企業數字化賦能專項行動，支持中小企業從數字化轉型需求迫切的環節入手，加快推進線上行銷、遠程協作、數字化辦公、智慧生産線等應用，由點及面向全業務全流程數字化轉型延伸拓展。鼓勵和支持互聯網平臺、行業龍頭企業等立足自身優勢，開放數字化資源和能力，幫助傳統企業和中小企業實現數字化轉型。

 

中國企業聯合會企業研究中心首席研究員繆榮認為，在線辦公需求增長促進企業展開線上線下密切配合的探索，推動企業提升信息化、智慧化、自動化建設與管理水準。

 

“大中小型企業正在借助在線辦公産品，低成本、零門檻地邁入數字化時代，實現經營管理的優化升級。”釘釘總裁葉軍告訴記者，在線辦公産品能幫助企業實現協同辦公的個性化。例如，立白集團基於釘釘的在線辦公産品“釘工牌”升級食堂軟硬一體化方案，將員工餐補、就餐打通。員工在就餐刷卡環節，只需出示“釘工牌”支付，自動核銷餐補，利用數字工牌優化就餐體驗與食堂管理。

 

《中國互聯網絡發展狀況統計報告》分析指出，在線辦公技術創新將持續跟進，個性化服務開始興起，為企業數字化升級“最後一公里”提供快捷、低成本的工具。隨著以5G、大數據、物聯網、人工智能等為代表的新型基礎設施建設不斷加快，在線會議、文檔編輯等在線辦公服務的響應速度、存儲能力、功能適用性等將繼續創新發展。

 

“協同辦公的前景光明。”王鵬認為，下一步應構建相關法律法規體系，確保個人素質、企業文化跟得上在線辦公行業發展的步伐。另外，應當提升協同辦公技術發展水準，確保大數據、雲計算、區塊鏈等技術的基礎支撐能力。隨著協同辦公的進一步優化和普及，政府機關的行政效率和公司企業的運作動能有望再上新臺階。